Integration mit Rechnungsstellungs- und Buchhaltungstools

Überblick

Dieser Artikel ist eine Einführung zu der Integration zwischen MotionTools und Rechnungsstellungs- und Buchhaltungstools, die verwendet werden kann, um den Prozess der Erstellung von wöchentlichen oder monatlichen Gruppenrechnungen für Kunden zu beschleunigen und Berichte für Buchhaltungszwecke zu erstellen.

• Vorteile
• Voraussetzungen
• Anleitung
• Konfigurationsoptionen

Vorteile

Das automatische Erstellen von Entwürfen für gruppierte Rechnungen für jeden Kunden und deren abgeschlossene Buchungen für einen bestimmten Zeitraum kann viel Zeit sparen.

Wann ist es sinnvoll, diese Funktion zu nutzen?

• Wenn deine Kunden die Rechnungszahlungsmethode verwenden.
• Wenn der Buchhalter mehr als einen halben Tag pro Monat mit der Erstellung von Monatsrechnungen verbringt.

Voraussetzungen

• Aktives Abonnement mit MotionTools, um diese Funktion zu nutzen.
• Die Funktion wurde vom Customer Success Team von MotionTools aktiviert.

Anleitung

• Sobald aktiviert, erstellen wir die Rechnung als Entwurf in deinem Buchhaltungstool, abhängig von der gewählten Konfigurationsoption für jeden Kunden. Standardmäßig wäre dies am 1. Tag des Monats, an dem alle abgeschlossenen Buchungen des Kunden vom letzten Monat aufgelistet werden.
• Wir verwenden die Kunden-E-Mail von MotionTools, um den Kunden im Buchhaltungstool zu suchen.
• Sofern dieser existiert, würden wir die Rechnung an den vorhandenen Benutzer anhängen.
• Wenn kein Benutzer mit dieser E-Mail existiert, erstellen wir einen neuen Benutzer im Buchhaltungstool, um dann die Rechnung anzuhängen.
• Der Buchhalter kann die Entwürfe überprüfen und dann die Rechnungen an die Kunden senden.
• Die meisten Buchhaltungstools unterstützen Standardvariablen, die du in deinem Account konfigurieren kannst, wie z. B. Text & Layout für Kopf- und Fußzeile. Diese werden auch in den erstellten Entwürfen berücksichtigt.

Konfigurationsoptionen

• Unsere Standardfrequenz für Rechnungszahlungen ist monatlich.
• Du kannst die Standardfrequenz auf Kundenebene anpassen. Mögliche Optionen sind:
  • transactional -> erstellt für jede Buchung nach Abschluss
  • weekly -> Wöchentlich am Montag erstellen wir eine gruppierte Rechnung für Buchungen, die in der letzten Woche abgeschlossen wurden
  • biweekly -> Jeden 2. Montag erstellen wir eine gruppierte Rechnung für Buchungen, die in den letzten 2 Wochen abgeschlossen wurden
  • monthly -> Am 1. jedes Monats erstellen wir eine gruppierte Rechnung für Buchungen, die im letzten Monat abgeschlossen wurden