Dieser Artikel erklärt die Grundlagen einer Buchung in MotionTools.
Übersicht
Einführung
Eine Buchung ist eine Anfrage von einem Kunden zur Durchführung eines Services. Sie kann einen oder mehrere Stopps und optionale Pakete enthalten. Ein Stopp ist eine Aufgabe, die an einem bestimmten Ort ausgeführt werden soll, während ein Paket ein individuell verfolgbarer Gegenstand ist.
Du kannst Buchungen entweder direkt über das Kundenportal, über die API oder durch einen Disponenten erstellen lassen. Wenn eine Buchung erstellt wird, überprüft das System automatisch die Daten anhand der konfigurierten Service-Regeln, um sicherzustellen, dass die Anfrage von dem Betreiber ordnungsgemäß erfüllt werden kann.
Nach der Erstellung müssen Buchungen disponiert werden, entweder automatisch oder manuell durch einen Disponenten. Dabei wird festgelegt, wie und von wem sie ausgeführt werden. Typischerweise werden mehrere Buchungen zu optimierten Touren zusammengefasst und einem bestimmten Fahrer oder einer Organisation zugewiesen. Fahrer führen diese Touren mit der Fahrer-App aus, die den Buchungsstatus entsprechend aktualisiert.
Hauptkomponenten einer Buchung
Stopps
Buchungen bestehen aus mindestens einem Stopp, der eine ortsgebundene Aufgabe darstellt (wie eine Abholung oder Zustellung). Jeder Stopp kann zusätzliche Anforderungen enthalten, wie Checklisten, Anweisungen, Kontaktdaten oder sogar Paket-Scanning zur Validierung.
Eine Buchung kann mehrere Stopps umfassen und unterstützt damit komplexe Arbeitsabläufe wie Mehrfach-Zustellungen. Eine typische Buchung für einen Logistikservice im Bereich der Last-Mile-Delivery hat zwei Stopps, wobei der erste eine Abholung und der zweite eine Zustellung ist.
Pakete
Wenn deine Services den Transport von Gegenständen beinhalten, können Buchungen um die Verfolgung einzelner Pakete erweitert werden. Dies ermöglicht eine detaillierte Handhabung, Verfolgung und Zustellungsbestätigung für jeden Artikel.
Wenn du die Pakete-Erweiterung aktiviert hast, gibt es zusätzliche Interaktionen an einem Stopp, bei denen ein Fahrer zum Beispiel ein Paket scannen muss, um eine Abholung zu validieren.
Attribute
Eine Buchung hat mehrere Standard- und konfigurierbare Attribute. Während die konfigurierbaren Attribute vom Service abgeleitet werden, sind die Standardattribute immer gleich. Einige der Standardattribute sind obligatorisch und werden daher automatisch auf einen Standardwert gesetzt, falls sie bei der Erstellung einer neuen Buchung nicht aktiv gesetzt werden. Es gibt folgende Attribute:
Kunde: Die Person oder Firma, die den Service anfordert; jede Buchung muss einem Kunden zugeordnet sein.
Service: Die Art der auszuführenden Aufgabe (z.B. Lieferung, Abholung, Fahrt); bestimmt die Struktur und Anforderungen der Buchung.
Eigenschaften: Besondere Anforderungen oder Ressourcen, die für diese Buchung benötigt werden, wie Fahrzeugtyp, Ausrüstung oder spezielle Handhabungsanweisungen.
Geplant für: Das Datum und die Uhrzeit, wann der Service ausgeführt oder begonnen werden soll.
Zahlungsmethode: Wie die Buchung bezahlt wird; kann je nach Setup Bargeld, Karte, Rechnung oder andere Optionen umfassen.
Auftragsbilder und Dokumente: Der Buchung angehängte Dateien oder Fotos, wie Zustellnachweise oder zugehörige Unterlagen (optional).
Zusätzliche Informationen: Freitext-Notizen oder Anweisungen für den Fahrer oder Disponent (optional).
Metadaten: Von deiner Organisation definierte benutzerdefinierte Datenfelder zur Hinzufügung zusätzlicher Informationen oder Kategorisierung für Buchungen (optional).
Gutscheincode: Ein Code zur Anwendung von Rabatten, Aktionen oder Sonderpreisen auf die Buchung (optional; erfordert Erweiterung).
Status-Ablauf
Jede Buchung folgt einem definierten, aber konfigurierbaren Prozess mit verschiedenen Statusänderungen (wie: Erstellt, Disponiert, In Bearbeitung, Abgeschlossen), die ihren Fortschritt verfolgen. Die verfügbaren Aktionen und Status hängen von deiner Mandantenkonfiguration, dem Buchungstyp und den Geschäftsgebietseinstellungen ab. Mehr über die Buchungsstatus und Übergangsereignisse erfährst du hier.
Konfiguration
Jede Buchung in MotionTools basiert auf einem bestimmten Service. Bei der Erstellung einer Buchung wählt der Disponent oder der Kunde zunächst aus, auf welchen Service sich die Buchung bezieht. Diese Auswahl bestimmt den Workflow, die erforderlichen Informationen und die verfügbaren Optionen für diese Buchung.
Das Verhalten von Buchungen wird durch die Einstellungen jedes Buchungsservices gesteuert. Wenn du ändern möchtest, wie Buchungen für einen bestimmten Service funktionieren (wie das Erforderlich-Machen eines Feldes, die Anpassung der Dispositionslogik oder die Aktivierung neuer Eigenschaften), musst du die Konfiguration im entsprechenden Buchungsservice anpassen. Ein Artikel über die Anpassung von Buchungsservices erscheint in Kürze.
Bearbeitungsoptionen
Buchungen können zwischen Erstellung und Abschluss bearbeitet werden, um verschiedene Attribute zu aktualisieren, einschließlich derer auf Stopp-Ebene. Einschränkungen können basierend auf deiner Rolle, dem spezifischen Attribut und dem Buchungsstatus gelten. Zusätzlich können bestimmte Aspekte, wie die Frist für Kundenstornierungen, über die Service-Einstellungen konfiguriert werden.